Multado con 4 millones de dólares por el “desorden”, por el cual culpa a la configuración de retención del proveedor de archivado sin nombre.
JP Morgan ha sido multado con $ 4 millones por el regulador de valores de Estados Unidos, la SEC, por eliminar millones de registros de correo electrónico que datan de 2018 relacionados con su subsidiaria Chase Bank.
El gigante de los servicios financieros aparentemente eliminó en algún lugar de la región 47 millones de registros de comunicaciones electrónicas de unos 8700 buzones de correo electrónico que cubrían el período del 1 de enero al 23 de abril de 2018.
Resulta que muchos de estos eran registros comerciales que debían conservarse en virtud de la Ley de Bolsa de Valores de 1934, dijo la SEC en una presentación [PDF] que detalla sus hallazgos.
Peor aún, el error significó que no pudo producir evidencia que la SEC y otros citaron en sus investigaciones. “En al menos 12 investigaciones regulatorias relacionadas con valores civiles, ocho de las cuales fueron realizadas por el personal de la Comisión, JPMorgan recibió citaciones y solicitudes de documentos para comunicaciones que no se pudieron recuperar o producir porque se habían eliminado de forma permanente”, dice la SEC.
¿Qué salió mal?
El problema para JP Morgan se puede atribuir a un proyecto en el que la empresa tenía como objetivo eliminar de sus sistemas cualquier comunicación y documento anterior que ya no fuera necesario conservar.
Según el resumen de la SEC, el proyecto experimentó “problemas técnicos”, ya que los documentos identificados para su eliminación no se eliminaron en los procesos implementados por JPMorgan.
¿Solución de problemas? Intenta sobrepasar los problemas
Al solucionar el problema, los trabajadores llevaron a cabo tareas de eliminación de comunicaciones electrónicas desde el primer trimestre de 2018. Aparentemente, esto se hizo bajo la creencia de que todos los documentos se almacenaron de tal manera que no sería posible eliminar permanentemente ningún registro dentro del Período de retención reglamentario de 36 meses especificado por la Ley de Bolsa.
Por su parte, JP Morgan culpa directamente a un proveedor de archivos anónimo que contrató para manejar el almacenamiento de sus comunicaciones.
Aparentemente, el proveedor había asegurado tanto a JP Morgan como a la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA) en múltiples ocasiones que su almacenamiento de medios cumplía con las reglas relevantes de la Ley de Intercambio con respecto al período de retención de 36 meses y, por lo tanto, los documentos que caían dentro de ese período estaban protegidos contra la eliminación.
Además, JP Morgan dice que se aplicó codificación adicional a los buzones que estaban sujetos a “retenciones legales” para evitar la eliminación de documentos que debían conservarse para otros fines, como litigios.
Sin embargo, la realidad resultó ser otra. En junio de 2019, un equipo del departamento de Tecnología de Cumplimiento Corporativo estaba trabajando en el proyecto para eliminar cualquier comunicación electrónica, que incluía correos electrónicos y mensajes instantáneos que ya no era necesario conservar.
Cuando los procedimientos desarrollados por JP Morgan y el proveedor no lograron eliminar los documentos apropiados, el equipo intentó solucionar el problema ejecutando tareas de eliminación en varios períodos de tiempo, incluidos correos electrónicos desde el 1 de enero hasta el 23 de abril de 2018.
Aparentemente, esto se hizo bajo la creencia de que existían salvaguardas que bloquearían la eliminación de cualquier registro que fuera necesario conservar.
Pero parece que el proveedor no aplicó correctamente la configuración de retención al dominio “Chase” dentro de JP Morgan, lo que provocó que todos los correos electrónicos dentro de él se eliminaran permanentemente, salvo aquellos que estaban protegidos por la codificación adicional en “retenciones legales”.
Según JP Morgan, solo se dio cuenta de esto en octubre de 2019 cuando el equipo de descubrimiento legal de la compañía descubrió que faltaban comunicaciones electrónicas desde principios de 2018. Informó el incidente a la SEC en enero de 2020.
En respuesta al incidente, JP Morgan dijo que había implementado su propia codificación de retención de 36 meses y revisó sus procedimientos operativos. Estos evitan que se ejecuten tareas de eliminación en comunicaciones electrónicas que aún están sujetas a requisitos de retención, y también requieren que cualquier empleado que busque ejecutar una tarea de eliminación debe obtener la aprobación de un oficial de información de alto nivel.
La SEC encontró que JP Morgan había “violado deliberadamente la Sección 17(a) de la Ley de Bolsa y la Regla 17a-4(b)(4) de la misma” que exigen que los agentes de bolsa conserven durante al menos tres años todas las comunicaciones recibidas y las copias de las mismas. todas las comunicaciones enviadas relacionadas con su negocio.
Se ordenó a la empresa que cesara y desistiera de cometer o causar futuras infracciones, y pagar una multa de $4 millones a la SEC.
En un comunicado, la compañía nos dijo que: “JP Morgan se toma en serio sus obligaciones de mantenimiento de registros. Hemos tomado medidas para mejorar nuestro proceso y procedimientos”.
Tomado y traducido: theregister.com